인천 공공기관 백서 제작, 시작과 끝을 가르는 한 가지

인천 공공기관 백서 제작을 앞두고 계시다면 "얼마나 걸리나요" "무엇부터 준비해야 하나요" 같은 질문을 가장 먼저 하시게 됩니다. 백서 제작 과정은 짧게는 석 달, 길게는 그 이상 걸리는 작업이라 시작 전부터 막막해지기 쉽습니다. 그런데 이 긴 제작 흐름을 처음부터 끝까지 따라가 보면, 시작과 끝을 가르는 한 가지 지점이 있습니다. 바로 초반 기획 단계에서 정해지는 것들입니다.

백서 제작 과정, 미팅에서 시작됩니다

백서 제작 과정은 담당자와의 미팅에서 시작됩니다. 이 자리에서 전체 페이지 볼륨과 책자의 컨셉, 원고 구성 방향을 함께 논의합니다. 페이지 볼륨을 먼저 가늠해야 그에 맞춰 자료를 얼마나 취합할지, 어떤 내용을 얼마나 비중 있게 다룰지 방향이 잡히기 때문입니다. 인천의 한 공공기관에서 주민자치회 사업 백서를 준비했을 때도 이 미팅에서 방향이 정해졌습니다. 담당자가 전년도 백서를 직접 기획해본 경험이 있었던 덕분에, 이후 과정을 한결 수월하게 진행할 수 있었습니다.

미팅에서 정한 방향이 흐릿하면 뒤로 갈수록 수정이 잦아집니다. 컨셉이 명확하지 않은 채로 원고 작업에 들어가면, 디자인 단계에서 다시 방향을 잡느라 이미 만든 것을 되돌리는 일이 생기기 때문입니다. 반대로 이 자리에서 구체적인 그림을 그려두면, 자료를 취합하는 단계부터 방향을 잃지 않습니다.

자료는 모으는 것보다 추리는 게 어렵습니다

미팅이 끝나면 자료 취합이 시작됩니다. 책자에 들어갈 기초 자료를 모으고, 그 안에서 실제로 쓸 내용을 추려내는 작업입니다. 보통 미팅부터 목차 제안까지 한 달 반 정도가 걸립니다. 자료를 다 모은 뒤에야 무엇을 뺄지 고민하기 시작하면 그만큼 시간이 더 걸리기 때문에, 취합과 동시에 추리는 기준을 세워두는 편이 효율적입니다. 사업 추진 경과를 담은 문서, 성과를 뒷받침하는 통계 자료, 현장을 보여주는 사진 자료처럼 형태가 서로 다른 자료가 한꺼번에 모이는 경우가 대부분이라, 취합 단계에서부터 자료의 성격을 구분해두는 편이 뒤이은 원고 작업을 훨씬 수월하게 만듭니다.

자료가 많을수록 이 추리는 작업에 시간이 더 듭니다. 통계와 수치 지표, 특정 사례처럼 서로 다른 형태의 정보가 섞여 있으면 각각에 맞는 표현 방식을 따로 고민해야 하기 때문입니다. 수치는 수치대로 정확히 짚어야 하고, 사례는 사례대로 읽는 사람이 상황을 그려볼 수 있게 풀어야 합니다. 이렇게 정리된 자료를 바탕으로 원고 기획에 들어가는데, 딱딱하게 나열하기보다 스토리텔링을 더해 자연스럽게 읽히도록 구성하는 편이 효과적입니다. 사업의 배경과 진행 과정, 그 결과를 하나의 흐름으로 엮어야 읽는 사람이 끝까지 따라올 수 있습니다.

사진이 없어도 진행할 수 있습니다

백서에는 현장 사진이 필요한 경우가 많습니다. 사업 현장의 모습이나 참여자의 표정이 담긴 사진 한 장이 텍스트보다 훨씬 많은 것을 전달하기 때문입니다. 다만 매번 새로 촬영해야 하는 것은 아닙니다. 기존에 보유한 자료를 활용해도 충분한 경우가 있고, 이번 인천시 사례도 그랬습니다. 이런 흐름은 제작 과정에서도 그대로 드러납니다. 새로 촬영하는 대신 기존 자료를 추려 쓰는 방식으로 효율을 높였습니다.

다만 이 경우에도 자료를 고르는 데 시간이 들기 때문에, 전체 일정 안에서 이 단계를 미리 계산해 두어야 합니다. 보유한 사진 중 어떤 것이 책자의 톤과 맞는지, 화질이나 구도가 인쇄물에 쓰기에 적합한지도 함께 확인하는 과정이 필요합니다.

디자인은 화룡점정이지만 시작은 아닙니다

자료와 원고가 어느 정도 갖춰지면 표지와 내지 디자인 컨셉을 제안합니다. 보통 표지를 먼저 정하고, 그 컨셉을 바탕으로 내지 작업에 들어갑니다. 편집 단계에서는 정보를 픽토그램이나 다이어그램으로 시각화하고, 읽는 대상에 맞게 레이아웃을 조정합니다. 글로만 이루어진 정보를 그림으로 바꾸는 작업과, 전체 내용의 구조를 한눈에 알 수 있게 정리하는 작업이 이 단계에서 함께 이루어집니다.

디자인이 끝났다고 바로 인쇄로 넘어가지는 않습니다. 가제본으로 실제 책자와 같은 형태를 한 번 확인하는 과정을 거칩니다. 규모가 큰 기관에서 진행하는 백서일수록 이 확인 절차를 여러 차례 거치는 편이 안전합니다. 오류나 누락이 있는지, 페이지 순서가 의도한 흐름대로 이어지는지를 실물에 가까운 형태로 점검하는 자리이기 때문입니다. 이 과정에서 페이지 수가 달라지는 경우도 있는데, 그때는 비용과 일정에 맞춰 조정 여부를 다시 논의합니다.

마지막은 인쇄입니다. 인쇄 단계에서는 다양한 후가공을 적용할 수 있습니다. 어떤 마감을 고르느냐에 따라 같은 디자인이라도 완성됐을 때 인상이 달라지기 때문에, 책자의 성격에 맞는 후가공을 고르는 것도 디자인 못지않게 중요한 결정입니다. 디자인은 백서 제작 과정에서 가장 눈에 띄는 단계지만, 정작 그 방향을 결정하는 것은 훨씬 앞서 정해진 기획입니다.

백서 제작 과정을 처음부터 끝까지 따라가 보면, 결국 시작과 끝을 가르는 한 가지는 미팅과 자료 취합, 원고 기획으로 이어지는 초반 흐름입니다. 이 단계에서 방향을 얼마나 촘촘히 잡아두는지가 디자인과 인쇄까지 이어지는 나머지 과정의 속도와 완성도를 결정합니다. 뒤로 갈수록 고칠 수 있는 폭은 좁아지고, 고치는 데 드는 시간은 늘어나기 때문입니다. 인천의 여러 공공기관에서도 사업 소개 백서나 성과 보고 백서를 준비할 때 이 순서를 그대로 따르는 경우가 많습니다. 담당 부서가 매번 다르고 다루는 사업의 성격도 제각각이지만, 미팅에서 방향을 정하고 자료를 추려 원고를 다듬은 뒤에야 디자인에 들어간다는 흐름 자체는 크게 다르지 않습니다. 인천 공공기관 백서 제작을 준비하고 계시다면, 디자인을 먼저 그려보기보다 이 초반 흐름부터 짚어보시길 권합니다.

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