백서 제작, 수많은 혁신과제를 한권에 묶는 기획 과정

안녕하세요. 공공기관 백서 제작을 전문으로 하는 디자인위드입니다. 처음 담당자분과 상담할 때 자주 듣는 말이 있습니다.
“자료는 다 모았는데, 책이 안 그려져요.”
“과제가 너무 많아서 그냥 붙이면 더 복잡해질 것 같아요.”

이 말, 그냥 엄살이 아닙니다. 실제로 자료가 많은 백서는 여기서부터 막힙니다. 특히 정부과제나 혁신과제처럼 여러 해에 걸쳐 쌓인 자료는 더 그렇습니다. 파일은 넘치는데, 막상 펼쳐 놓으면 흐름이 없습니다. 부서별 보고서, 회의자료, 성과 정리 문서가 제각각이라 한 권의 책처럼 읽히지 않거든요. 그래서 이런 작업은 자료 취합보다 먼저 원고 전략을 잡아야 합니다.

자료가 많을수록 먼저 봐야 하는 것

많은 분들이 처음엔 “무엇을 더 넣어야 하나”부터 고민합니다. 그런데 100개가 넘는 과제를 한 권에 담을 때는 그 질문이 뒤로 가야 합니다.
먼저 정할 건 딱 하나입니다.

“이 많은 내용을 어떤 기준으로 묶을 것인가.”

이 기준이 없으면 원고는 끝없이 불어나고, 디자인은 뒤에서 억지로 맞추게 됩니다.
책은 두꺼워지는데 읽히지는 않는, 딱 그런 결과가 나옵니다.

백서는 자료 창고가 아닙니다. 읽는 사람이 길을 잃지 않게 안내하는 구조물이 있어야 합니다.
어떤 내용을 앞에 두고, 무엇을 한 장으로 묶고, 어디서 호흡을 바꿀지 먼저 정해야 책이 살아납니다.

목차는 나중이 아니라 처음에 잡아야 합니다

분량이 큰 백서일수록 목차는 그냥 차례가 아닙니다. 사실상 설계도에 가깝습니다. 이게 늦게 잡히면 중간부터 흔들립니다. 원고는 계속 추가되고, 페이지 수는 불어나고, 편집 방향도 자꾸 바뀝니다. 일정이 밀리는 이유도 대개 여기서 시작됩니다.

저희가 실무에서 자주 쓰는 방식은 큰 갈래부터 자르는 겁니다. 세부 항목부터 붙들면 금방 꼬입니다. 먼저 큰 분야를 나누고, 그 안에서 공통 키워드를 뽑고, 그다음 개별 과제를 넣어야 정리가 됩니다.

흐름은 보통 이렇게 갑니다.

• 과제 전체를 성격별로 크게 나눈다
• 분야별 공통 키워드를 뽑는다
• 키워드에 맞춰 개별 과제를 재배치한다

이번에 진행한 GH 혁신백서도 이 방식으로 풀었습니다. 사업혁신, 경영전략, 인권청렴, 조직인사, 탄소중립. 이렇게 먼저 5대 분야로 쪼갰고, 그다음에 각 과제를 맞는 자리에 넣었습니다. 이 작업을 하고 나니 흩어진 자료 묶음이 아니라 장별 의미가 보이기 시작했어요. 같은 100개 과제라도 정리 방식에 따라 책의 인상이 완전히 달라집니다.

보고서 원문을 그대로 쓰면 백서는 금방 무거워집니다

기관에서 받은 자료를 보면 대체로 성실합니다. 배경이 있고, 목적이 있고, 추진 과정이 있고, 결과가 있습니다. 문제는 그 형식을 책에 그대로 넣으면 읽는 사람이 금방 지친다는 겁니다. 한 과제마다 두세 페이지씩 설명이 이어지면, 뒤로 갈수록 비슷한 문장만 남습니다.

그래서 저희는 원고를 정리할 때 꼭 한 번 더 묻습니다.

“이 과제에서 독자가 꼭 가져가야 할 한 줄은 뭔가요?”

이 질문을 던지면 정리가 빨라집니다.

• 설명이 긴 부분은 핵심 문장으로 압축
• 겹치는 표현은 한 가지로 정리
• 수치와 결과는 표나 도식으로 표현
• 성과의 의미는 키워드를 사용

말은 간단해 보여도 여기서 품질 차이가 납니다. 줄이는 작업은 요약이 아닙니다. 기관이 무엇을 중심 메시지로 내세울지 고르는 일에 더 가깝습니다. 실제로 이 단계에서 책의 톤이 정해집니다. 정보집이 될지, 성과를 설득력 있게 보여주는 백서가 될지요.

처음부터 전부 만들려고 하면 더 늦습니다

방대한 백서 작업에서 담당자분들이 가장 답답해하는 시점이 초반입니다. 파일은 잔뜩 받았는데, 어디서부터 손대야 할지 안 보이니까요. 저희도 이런 프로젝트를 몇 번 겪으면서 느꼈습니다. 처음엔 전체를 다 정리하려고 들수록 오히려 늦어집니다.

차라리 몇 페이지를 먼저 만들어 보는 편이 낫습니다. 예시 장표든, 과제 소개 페이지든, 인터뷰 시안이든 좋습니다. 실제 모양이 한 번 나오면 그제야 판단이 됩니다. 톤이 맞는지, 설명이 긴지, 숫자가 과한지, 어디를 강조해야 하는지 바로 보이거든요.

현장에서는 이 과정이 꽤 현실적입니다. 처음 회의 때는 다들 “자료 더 드릴게요”라고 하시지만, 막상 시안이 나온 뒤에야 “아, 이런 내용은 빼도 되겠네요” “이 성과는 더 커야겠어요” 같은 말이 나옵니다. 그래서 초반 샘플 작업은 시간이 드는 것 같아도, 결국 전체 일정을 덜 흔들리게 합니다.

중간중간 사람 목소리가 들어가야 책이 숨을 쉽니다

백서는 자칫하면 끝까지 비슷한 톤으로 갑니다. 숫자, 개요, 결과, 표 등 정보는 많은데 숨 쉴 틈이 없죠. 이럴 때 섹션 말미에 인터뷰나 현장 코멘트를 넣으면 분위기가 확 바뀝니다.

저희는 실무자 인터뷰를 자주 제안합니다. 실제로 과제를 추진한 사람이
“어디서 막혔는지”, “무엇을 바꿨는지”, “현장에서 반응이 어땠는지”를 짧게 들려주면, 성과가 갑자기 현실의 이야기로 내려옵니다. 독자 입장에서도 숫자만 보는 것보다 훨씬 잘 읽힙니다.

보통은 길게 끌지 않습니다. 섹션마다 4페이지 안쪽이면 충분합니다. 너무 길면 또 다른 본문이 되니까요.짧고 선명하게. 그 정도가 가장 좋았습니다. 딱딱한 결과 나열 사이에 사람의 목소리 하나 들어가는 것만으로도 책의 결이 달라집니다.

결국 백서는 예쁘게 만드는 일이 아니라 흐름을 설계하는 일입니다

백서 제작을 디자인 작업으로만 생각하면 초반에 꼭 꼬입니다. 예쁘게 보이게 만드는 건 마지막 단계에 가깝습니다. 그 전에 먼저 정리돼야 할 게 있습니다. 자료를 어떤 기준으로 묶을지, 어떤 순서로 읽힐지, 어디서 압축하고 어디서 보여줄지를 정하는 일입니다.

특히 100개가 넘는 정부과제 백서라면 더 분명합니다. 디자인보다 구조가 먼저입니다. 구조가 잡히면 원고가 정리되고, 원고가 정리되면 편집 방향도 자연스럽게 따라옵니다. 반대로 이 순서가 뒤집히면 계속 손을 보게 됩니다.

한마디로 정리하면 이렇습니다. 이런 백서는 자료를 많이 넣는 작업이 아닙니다.
무엇을 중심으로 보여줄지 결정하는 작업입니다.

혹시 비슷한 규모의 백서를 준비 중이라면, 처음부터 모든 자료를 완벽하게 정리하려고 하지 않으셔도 됩니다. 과제명, 성격, 짧은 요약 정도만 먼저 추려도 출발은 가능합니다. 그 상태에서 목차와 분류 기준부터 잡아보세요. 보통은 그 순간부터 길이 보입니다.